Polityka prywatności

Niniejszy dokument określa zasady przetwarzania danych osobowych pozyskanych w ramach strony spicecrm.pl zlokalizowanej w sieci Internet (zwana dalej „Stroną”), która jest prowadzona przez eVolpe Consulting Group Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa, z siedzibą i adresem Aleje Solidarności 46, 61-696 Poznań, wpisaną do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, pod numerem KRS 0000494749, posiadająca NIP 7811892697, telefon: +48 518 105 108, adres email: biuro@evolpe.pl, (zwana dalej „Administratorem”).

Data ostatniej aktualizacji: [DO UZUPEŁNIENIA: data publikacji]

I. Postanowienia ogólne

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze Strony jest podmiot wskazany powyżej.
2. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z przysługujących praw można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail biuro@evolpe.pl lub pisemnie na adres siedziby.
3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. [DO WERYFIKACJI: jeśli IOD został powołany, należy podać jego dane kontaktowe.]
4. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO”), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach niezbędne do skorzystania z określonych funkcji Strony (np. wysłania zapytania przez formularz kontaktowy). Brak podania danych oznaczonych jako wymagane uniemożliwia realizację danej funkcji.

II. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

Cel przetwarzania	Podstawa prawna
Odpowiedź na zapytanie przesłane przez formularz kontaktowy lub e-mail	art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes – obsługa zapytań)
Zawarcie i realizacja umowy, w tym udostępnienie wersji testowej systemu	art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Wysyłka informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną (newsletter, kampanie e-mail)	art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) w zw. z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i art. 172 Prawa komunikacji elektronicznej
Tworzenie profili behawioralnych w systemie marketing automation (Mautic) w celu dopasowania treści marketingowych	art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na pliki cookies kategorii marketingowej)
Prowadzenie statystyki odwiedzin Strony w sposób nieidentyfikujący użytkownika (Plausible)	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes – analiza i rozwój Strony)
Zapewnienie bezpieczeństwa Strony, ochrona przed nadużyciami i spamem, utrzymanie sesji	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) oraz art. 173 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej (cookies niezbędne)
Rejestrowanie i przechowywanie dowodu wyrażenia zgody na cookies	art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny – rozliczalność, art. 7 ust. 1 RODO)
Rozpatrywanie reklamacji, ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO

III. Okres przechowywania danych

1. Dane przesłane w formularzu kontaktowym – przez okres niezbędny do obsługi zapytania, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń. [DO POTWIERDZENIA: wskazać konkretny okres, np. „24 miesiące od ostatniego kontaktu”.]
2. Dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej – do czasu cofnięcia zgody lub wniesienia sprzeciwu. [DO POTWIERDZENIA: maksymalny okres retencji kontaktu w systemie Mautic.]
3. Dane związane z zawartą umową – przez czas jej trwania, a po jej zakończeniu przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych (co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego).
4. Zapis zgody na pliki cookies – 365 dni od jej wyrażenia lub do czasu jej zmiany przez użytkownika.
5. Dane statystyczne zbierane przez Plausible – przechowywane wyłącznie w formie zagregowanej, bez możliwości powiązania z konkretną osobą.
6. Pliki cookies – przez okres wskazany w sekcji VII, nie dłużej niż do momentu ich usunięcia przez użytkownika w ustawieniach przeglądarki.

IV. Prawa osoby, której dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora przysługują Państwu następujące prawa:

1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – prawo do uzyskania informacji, czy Państwa dane są przetwarzane, a jeśli tak – do uzyskania dostępu do nich oraz otrzymania ich kopii.
2. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) – prawo do żądania poprawienia danych nieprawidłowych oraz uzupełnienia danych niekompletnych.
3. Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO), zwane też „prawem do bycia zapomnianym” – prawo do żądania niezwłocznego usunięcia danych, m.in. gdy nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, gdy cofnięto zgodę lub wniesiono skuteczny sprzeciw.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – prawo do żądania wstrzymania operacji na danych, m.in. na czas weryfikacji ich prawidłowości lub rozpatrywania sprzeciwu.
5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – prawo do otrzymania danych dostarczonych Administratorowi w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz do żądania przesłania ich innemu administratorowi – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany.
6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) – prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora. W przypadku przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwarunkowy – po jego wniesieniu dane nie będą dalej przetwarzane w tym celu.
7. Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) – w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie zgody, można ją cofnąć w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Zgodę marketingową można wycofać klikając link rezygnacji w stopce każdej otrzymanej wiadomości e-mail, a zgodę na pliki cookies – w sposób opisany w sekcji XI.
8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO) – w przypadku uznania, że przetwarzanie narusza przepisy RODO, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl).

W celu skorzystania z powyższych praw prosimy o kontakt na adres biuro@evolpe.pl. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

V. Profilowanie i automatyczne podejmowanie decyzji

1. Po wyrażeniu zgody na pliki cookies kategorii marketingowej Administrator prowadzi profilowanie w systemie Mautic, polegające na analizie aktywności na Stronie (odwiedzone podstrony, otwarcia i kliknięcia w wiadomościach e-mail) w celu dopasowania kierowanych treści marketingowych.
2. Profilowanie to nie prowadzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływających w rozumieniu art. 22 RODO.
3. Wobec profilowania przysługuje prawo sprzeciwu, a zgodę stanowiącą jego podstawę można cofnąć w każdej chwili.

VI. Zabezpieczenie danych osobowych

1. Dane osobowe są gromadzone z należytą starannością i chronione przed dostępem osób nieupoważnionych, zgodnie z wymogami art. 32 RODO.
2. Transmisja danych pomiędzy przeglądarką użytkownika a Stroną jest szyfrowana protokołem TLS (HTTPS).
3. Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne obejmujące kontrolę dostępu, kopie zapasowe oraz bieżącą aktualizację oprogramowania.
4. Systemy wspierające działanie Strony (Plausible, Mautic, mechanizm zabezpieczenia antyspamowego) są utrzymywane na własnej infrastrukturze Administratora zlokalizowanej na terenie Unii Europejskiej.

VII. Pliki cookies i podobne technologie

1. Pliki cookies („ciasteczka”) to małe pliki tekstowe zapisywane przez przeglądarkę na urządzeniu końcowym użytkownika. Część z nich usuwana jest po zamknięciu przeglądarki (cookies sesyjne), pozostałe przechowywane są przez określony czas (cookies stałe).
2. Strona wykorzystuje pliki cookies w celu zapewnienia jej prawidłowego działania i bezpieczeństwa, zapamiętania preferencji użytkownika oraz – po uzyskaniu zgody – w celach marketingowych.
3. Cookies niezbędne do działania Strony instalowane są na podstawie art. 173 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej i nie wymagają zgody. Wszystkie pozostałe pliki cookies oraz skrypty zewnętrzne są blokowane do momentu wyrażenia zgody za pośrednictwem banera zgody wyświetlanego przy pierwszej wizycie.
4. Zgodę można w każdej chwili zmienić lub cofnąć w sposób opisany w sekcji XI. Pliki cookies można również usunąć i zablokować w ustawieniach przeglądarki – może to jednak ograniczyć dostępność niektórych funkcji Strony.

Zestawienie kategorii plików cookies stosowanych na Stronie:

Kategoria	Zastosowanie	Zgoda
Niezbędne (m.in. cookies WordPress, cookies zapisujące wybór zgody – cmplz_*)	Utrzymanie sesji, obsługa formularzy, zapamiętanie decyzji dotyczącej cookies, ochrona przed nadużyciami	Nie wymaga zgody
Statystyczne	Pomiar oglądalności Strony. Administrator korzysta z rozwiązania nieużywającego plików cookies (Plausible) – szczegóły w sekcji VIII	Nie instaluje cookies
Marketingowe	Budowanie profilu behawioralnego w systemie Mautic, obsługa treści osadzonych z serwisów zewnętrznych (sekcja X)	Wymaga zgody

[DO UZUPEŁNIENIA: aktualna, szczegółowa lista nazw plików cookies wraz z czasem ich przechowywania generowana jest automatycznie przez wtyczkę zarządzania zgodą – zaleca się osadzenie w tym miejscu shortcode’u generującego tabelę cookies, aby lista pozostawała zsynchronizowana ze stanem faktycznym.]

VIII. Statystyka odwiedzin – Plausible Analytics

1. Strona korzysta z narzędzia analityki internetowej Plausible Analytics, utrzymywanego na własnym serwerze Administratora (plausible.evolpe.it) zlokalizowanym na terenie Unii Europejskiej.
2. Plausible nie instaluje plików cookies ani innych identyfikatorów na urządzeniu końcowym użytkownika i nie śledzi użytkowników pomiędzy różnymi stronami internetowymi.
3. Narzędzie zbiera wyłącznie dane zagregowane: adres odwiedzonej podstrony, źródło wejścia, rodzaj urządzenia i przeglądarki oraz kraj pochodzenia. Adres IP nie jest zapisywany – jest wykorzystywany wyłącznie przejściowo do wygenerowania nietrwałego, niepozwalającego na identyfikację skrótu, usuwanego po 24 godzinach.
4. Dane nie są przekazywane podmiotom trzecim ani poza Europejski Obszar Gospodarczy i nie są wykorzystywane do celów reklamowych.
5. Z uwagi na brak dostępu do informacji przechowywanych na urządzeniu końcowym, przetwarzanie odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), wobec którego przysługuje prawo sprzeciwu.

IX. Automatyzacja marketingu – Mautic

1. Administrator korzysta z systemu Mautic – oprogramowania do automatyzacji działań marketingowych, zainstalowanego na serwerach Administratora (mautic.evolpe.it) na terenie Unii Europejskiej. Dane nie są powierzane zewnętrznemu dostawcy usługi.
2. Mautic obsługuje formularze zapisu i kontaktowe osadzone na Stronie oraz – po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe – monitoruje aktywność użytkownika i buduje profil behawioralny kontaktu.
3. Informacje o aktywności pozyskiwane są z następujących źródeł:
   • plików cookies instalowanych przez system Mautic,
   • adresu IP odwiedzającego,
   • dodatkowych danych protokołu HTTP/HTTPS (m.in. typ przeglądarki, adres strony odsyłającej),
   • danych podanych dobrowolnie w formularzach.
4. Dane przechowywane są w sposób uniemożliwiający dostęp do nich przez osoby nieupoważnione i nie są odsprzedawane ani przekazywane podmiotom trzecim bez zgody osoby, której dotyczą.
5. Zgodę na otrzymywanie informacji handlowych można wycofać w każdej chwili poprzez kliknięcie linku rezygnacji zamieszczonego w każdej wiadomości e-mail albo kontakt z Administratorem. Zgodę na monitorowanie aktywności można wycofać zmieniając ustawienia zgody na pliki cookies (sekcja XI).

X. Zabezpieczenie formularzy przed spamem

1. Formularze dostępne na Stronie zabezpieczone są mechanizmem weryfikacji typu proof-of-work, działającym w oparciu o usługę utrzymywaną przez Administratora (cap.evolpe.cloud).
2. Mechanizm ten wykonuje obliczenie weryfikacyjne w przeglądarce użytkownika i nie profiluje użytkownika ani nie wykorzystuje jego danych do celów reklamowych. Przetwarzany jest adres IP oraz podstawowe dane techniczne połączenia, niezbędne do odróżnienia ruchu automatycznego od ruchu użytkowników.
3. Podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie Strony przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
4. Do działania mechanizmu pobierany jest komponent techniczny z publicznej sieci dostarczania treści jsDelivr (cdn.jsdelivr.net), której operatorem jest ProspectOne sp. z o.o. W związku z pobraniem pliku do operatora tej sieci trafia adres IP użytkownika oraz dane techniczne przeglądarki. [REKOMENDACJA TECHNICZNA: rozważyć hostowanie tego komponentu lokalnie, co pozwoli usunąć niniejszy punkt.]

XI. Treści osadzone z serwisów zewnętrznych

1. Na wybranych podstronach mogą być osadzane treści pochodzące z serwisów zewnętrznych, w szczególności: YouTube, Mapy Google, Google reCAPTCHA, LinkedIn, Facebook, Instagram oraz X (dawniej Twitter).
2. Treści te są domyślnie zablokowane i zostają wczytane dopiero po wyrażeniu zgody na pliki cookies kategorii marketingowej. Do momentu wyrażenia zgody w miejscu treści wyświetlany jest komunikat z informacją o konieczności akceptacji.
3. Po wczytaniu takiej treści jej dostawca może uzyskać dostęp do adresu IP użytkownika, danych przeglądarki oraz instalować własne pliki cookies, działając jako odrębny administrator danych na zasadach określonych we własnej polityce prywatności.
4. Dostawcy ci mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. Podstawą takiego przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (EU–U.S. Data Privacy Framework) lub standardowe klauzule umowne.
5. Polityki prywatności dostawców dostępne są pod adresami: Google (YouTube, Mapy, reCAPTCHA), LinkedIn, Meta (Facebook, Instagram), X.
6. Odnośniki do profili Administratora w serwisach społecznościowych zamieszczone w stopce Strony są zwykłymi odnośnikami tekstowymi – ich wyświetlenie nie powoduje przekazania danych do tych serwisów.

XII. Zarządzanie zgodą na pliki cookies

1. Przy pierwszej wizycie na Stronie wyświetlany jest baner umożliwiający wyrażenie lub odmowę zgody na poszczególne kategorie plików cookies. Odmowa zgody jest równie łatwa jak jej wyrażenie.
2. Udzieloną zgodę można w każdej chwili zmienić lub cofnąć, korzystając z poniższego odnośnika: [DO UZUPEŁNIENIA: wstawić w tym miejscu odnośnik otwierający panel ustawień zgody, np. blok „Cookie Statement / Zarządzaj zgodą” udostępniany przez wtyczkę zarządzania zgodą.]
3. Cofnięcie zgody skutkuje zaprzestaniem instalowania plików cookies danej kategorii oraz zablokowaniem odpowiadających im skryptów przy kolejnych odsłonach Strony. Pliki cookies zapisane wcześniej można usunąć samodzielnie w ustawieniach przeglądarki.
4. Większość przeglądarek umożliwia również całkowite zablokowanie plików cookies lub usuwanie ich po zakończeniu sesji – odpowiednie instrukcje dostępne są w dokumentacji używanej przeglądarki.

XIII. Informacje w formularzach

1. Administrator gromadzi informacje podane dobrowolnie przez osobę korzystającą ze Strony w formularzach kontaktowych i rejestracyjnych.
2. Administrator może zapisać informacje o parametrach połączenia, takie jak oznaczenie czasu i adres IP, w celu zapewnienia bezpieczeństwa oraz wykazania faktu i treści złożonego oświadczenia.
3. Dane podane w formularzu są przetwarzane w celu wynikającym z funkcji konkretnego formularza.
4. Dane z formularzy nie są udostępniane osobom trzecim, chyba że użytkownik w sposób wyraźny wyrazi na to zgodę lub obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

XIV. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG

1. Odbiorcami danych mogą być podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi hostingowe, informatyczne, księgowe i prawne – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych zadań i na podstawie umów powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO).
2. Narzędzia analityczne i marketingowe wykorzystywane na Stronie (Plausible, Mautic, mechanizm antyspamowy) działają na infrastrukturze Administratora na terenie Unii Europejskiej – dane nie są w tym zakresie powierzane dostawcom zewnętrznym.
3. Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy może nastąpić wyłącznie w związku z wczytaniem treści osadzonych opisanych w sekcji XI – to jest dopiero po wyrażeniu przez użytkownika zgody – oraz w związku z pobraniem komponentu technicznego opisanego w sekcji X pkt 4.
4. Administrator nie sprzedaje danych osobowych.

XV. Zmiany Polityki Prywatności

1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, w szczególności w przypadku zmiany wykorzystywanych narzędzi, zakresu przetwarzanych danych lub obowiązujących przepisów prawa.
2. Aktualna wersja Polityki jest każdorazowo publikowana na niniejszej podstronie wraz z datą ostatniej aktualizacji.