CRM dla agencji pracy z wykorzystaniem SpiceCRM

CRM dla agencji pracy musi posiadać funkcje, które ułatwią pracę zainteresowanym zespołom.

Jakie funkcje będą najlepsze i ułatwią wykonywanie zadań? To jest bardzo indywidualna sprawa, ponieważ nie każda firma (nawet z tej samej branży) musi mieć takie same oczekiwania i potrzeby.

Dlatego warto postawić na system, który będzie dawał różne możliwości. Ale nie takie, które już istnieją, a takie, które Ty wymyślisz.

Elastyczne oprogramowanie (najlepiej Open Source) to rozwiązanie dużej części powstałych problemów.

Poznaj SpiceCRM – CRM dla agencji pracy.

Czym jest SpiceCRM?

Nowy system dla odkrywców – tak w skrócie można opisać SpiceCRM.

System, który jest zbudowany na solidnych fundamentach, ponieważ czerpie od najlepszych. Powstał na bazie ostatniej wersji popularnego CRM Open Source – SugarCRM Community Edition.

Nowoczesny interfejs systemu to zasługa nowatorskiej technologii Google – AngularJS oraz wykorzystywanego także w Salesforce – Lightning Design System.

Elastyczny i prosty w obsłudze system jest kluczem do sprawniejszego wykonywania pracy przez Twój zespół. SpiceCRM zapewnia nowoczesny i ergonomiczny interfejs użytkownika, dostępny na każdym urządzeniu (desktop i mobile).

Każdy używa systemu dokładnie w taki sposób, jak potrzebują. Dostosowują jego wygląd i funkcje do swoich preferencji. Korzystają z niego na komputerze, tablecie lub smartfonie z systemem operacyjnym Android i iOS.

System integruje się z Outlookiem, GSuite lub Lotus Notes.

Do tego otwarty kod źródłowy umożliwia stworzenie dedykowanych modułów, jeszcze bardziej personalizujących system.

Kluczowe funkcje SpiceCRM dla agencji pracy

Zarządzanie organizacją

Z poziomu systemu CRM możesz zarządzać dostępami do dokumentów i nadawać uprawnienia konkretnym osobom.

W panelu administracyjnym możesz także definiować, kto ma zatwierdzać dostęp, czy administrator, czy menadżer zespołu.

W przypadku praw dostępu, system przypisze nową osobę do jednostki organizacyjnej i automatycznie przyzna jej dostęp.

Automatyzacja procesów rekrutacyjnych

Za pomocą SpiceCRM poprowadzisz cały proces rekrutacji. Od oceny kandydata, poprzez umówienie rozmowy, zapisanie jej przebiegu, po ostateczną decyzję.

Zapisane kwestionariusze można wykorzystać przy późniejszych rekrutacjach.

Zautomatyzowany proces wspiera działania rekrutacyjne oraz obejmuje automatyczne wiadomości e-mail i powiadomienia zarówno wewnętrzne, jak i bezpośrednio do kandydata, np. w przypadku odrzucenia kandydatury.

Delegacje i rejestracja wydatków

Planowanie delegacji i późniejsze rozliczenia mogą być uciążliwe dla pracowników. Proces często jest skomplikowany i mało intuicyjny.

Funkcje stworzone w SpiceCRM ułatwiają procedurę, która zaczyna się od złożenia wniosku o podróż do zatwierdzenia przez menadżera. Później można wprowadzić faktury i informacje o wydatkach do systemu.

Dzięki integracji z KLIPPA wprowadzanie paragonów jest proste – wystarczy zrobić zdjęcie telefonem, przesłać ja, a system automatycznie wygeneruje fakturę. Raport wydatków będzie dostępny w kilka sekund.

Zarządzanie czasem pracy

Ważną funkcją jeżeli chodzi o agencje pracy, na pewno jest pilnowanie zadań i przepracowanych godzin.

Zapisywanie czasu pracy to ułatwienie dla każdego pracownik, który ma kalendarz pod ręką i może go zapisywać. Pomaga to także managerowi zespołu, który dzięki tej funkcji może kontrolować wykonanie zadań, ale także wie kiedy jego zespół jest dostępny, kto jest na zwolnieniu lekarskim, a kto na urlopie.

Ułatwia to organizację spotkań i kontrolę nad działaniem poszczególnych pracowników.  

Dodatkową funkcją jest rejestrowanie i wnioskowanie o urlop. Centralne źródło informacji w firmie umożliwia szybkie sprawdzenie, który z pracowników jest aktualnie dostępny lub nie.

Wnioski urlopowe mogą być różnego rodzaju, np. urlop, home office, chorobowe czy inne. Wszystkie są powiązane z czasem pracy w systemie, dlatego łatwiej jest je zatwierdzać team liderowi.

W trakcie trwania urlopu odpowiednia osoba otrzyma wszystkie uprawnienia, aby zastąpić nieobecnego pracownika. Uprawnienia można nadać w zakładce „Zarządzanie dostępem”

Zarządzanie umiejętnościami i szkoleniami

W systemie znajduje się odpowiednia rubryka, w której uzupełniane są nabyte umiejętności przez pracowników. Umożliwia to dobranie odpowiednich osób do konkretnych projektów, tak aby się uzupełniały.

Na podstawie informacji uzyskanych w tej zakładce można odpowiednio zaplanować i zorganizować kolejne szkolenia, aby poszerzyć umiejętności pracowników.

Moduł ułatwi także planowanie ścieżki szkoleń, o które pracownicy mogą wnioskować. Zintegrowany system pozwala zatwierdzać zadania, a następnie po ukończeniu szkolenia informacja o nim jest automatycznie dodawana do rejestru umiejętności pracowników.

W niektórych branżach aktualizacja informacji o certyfikatach lub otrzymywanie nowych jest ważna, ponieważ zdobywanie umiejętności i ich odświeżanie to podstawa pracy.

Korzyści z wdrożenia SpiceCRM a agencji pracy

Wdrażając SpiceCRM, zyskujesz narzędzie, które jest wielofunkcyjne i pomoże nie tylko w agencji pracy, ale także w innych dziedzinach.

Dzięki otwartemu kodowi dostosujesz system do swoich, wyjątkowych potrzeb. W końcu nie ma dwóch takich samych biznesów.

Open Source daje wiele możliwości, więc nie musisz się ograniczać. Do tego SpiceCRM jest pozbawiony opłat licencyjnych, więc na początek się świetnie sprawdzi.

Jak wdrożyć SpiceCRM w agencji pracy?

System SpiceCRM możesz wdrożyć w swojej firmie, pobierając go ze strony producenta (w zakładce znajdziesz także instrukcję jak go zainstalować).

Warto pamiętać, że aby odpowiednio przygotować system lub go przerobić według swoich potrzeb należy mieć podstawowe umiejętności deweloperskie, inaczej może się to mijać z celem.

Jeżeli jednak nie posiadasz takich możliwości, warto rozpocząć współpracę z firmą wdrożeniową, która pomoże w tej drodze i na pewno ją ułatwi.