Czy SpiceCRM można zintegrować z systemem ERP?

About
Latest Posts

Latest posts by Marek Domagalski (see all)

Czy SpiceCRM można zintegrować z systemem ERP? - 2024-10-02
SpiceCRM 2024.01 Spring Edition - 2024-06-04
Wdrożenie CRM, jakich błędów unikać? - 2024-05-23

Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) bardzo często stanowią centralny punkt firmowej platformy IT.

Szczególnie popularne stały się w branży produkcyjnej i przemyśle.

Ma to związek z wyśrubowanymi wymaganiami sektora w zakresie: zarządzania procesem produkcyjnym oraz materialnymi zasobami firmy. Oprogramowanie ERP jest w tym przypadku niezbędne, by skoordynować wewnętrzne procesy, uporządkować finanse czy zaplanować łańcuch dostaw.

Kiedy biznes dojrzewa do wdrożenia dodatkowego narzędzia do prowadzenia relacji z klientami (systemu CRM) – pojawia się istotne wyzwanie…

Sprawdźmy, w jaki sposób można przeprowadzić integrację ERP i CRM oraz, z którymi produktami da się połączyć technologię od SpiceCRM.

System ERP i CRM: Na czym polega różnica?

Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) i CRM (Customer Relationship Management) pełnią odmienne, ale wzajemnie uzupełniające się funkcje.

System ERP (Enterprise Resource Planning) to oprogramowanie do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, które integruje różne obszary działalności firmy, takie jak finanse, produkcja, logistyka, kadry, aby zapewnić płynny przepływ danych i usprawnić zarządzanie procesami operacyjnymi.

System CRM (Customer Relationship Management) to oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami. Jego celem jest gromadzenie, analizowanie i zarządzanie danymi o klientach, aby poprawić obsługę klienta, zwiększyć sprzedaż i zacieśnić relacje z klientami.

Podstawowe różnice dotyczą następujących kwestii:

Cel biznesowy:

ERP wspiera zarządzanie wewnętrznymi procesami przedsiębiorstwa, takimi jak finanse, produkcja czy logistyka. Jego podstawowe zadanie to podniesienie efektywności operacyjnej, redukcja kosztów oraz skuteczne zarządzanie zasobami w organizacji.
CRM skupia się na relacjach z klientami. Systemy tego typu służą usprawnieniu procesu sprzedaży, marketingu i obsługi klienta. Ich głównym zadaniem jest budowanie długoterminowych relacji biznesowych, poprawa doświadczeń klientów oraz zwiększanie ich lojalności na przyszłość.

Użytkownicy:

ERP jest narzędziem dla działów operacyjnych, takich jak księgowość, logistyka, produkcja czy zarządzanie zasobami.
CRM jest używany głownie przez pracowników sprzedaży, marketingu oraz obsługi klienta. Korzystają oni z CRM, aby śledzić interakcje z klientami, planować kampanie marketingowe i analizować wyniki sprzedaży.
Z obu systemów na pewno korzysta także kadra menadżerska.

Rodzaj danych:

ERP zarządza danymi operacyjnymi, takimi jak zapasy, faktury, raporty finansowe, wyniki produkcji i zarządzanie pracownikami.
CRM gromadzi dane o klientach, takie jak historia zamówień, preferencje zakupowe, interakcje, skargi oraz informacje o potencjalnych klientach (leadach).

Integracja ERP i CRM: Co to oznacza w praktyce?

Systemy CRM i ERP najczęściej są wdrażane niezależnie od siebie. W związku z tym w firmach bardzo często funkcjonują dwa oddzielne, rozbudowane narzędzia.

Dopiero jednak połączenie obu perspektyw daje pełny obraz kondycji całego biznesu.

Jeżeli zależy Ci na wyeliminowaniu barier między różnymi działami firmy oraz podejmowaniu decyzji, które wynikają z analityki, nie intuicji: konieczny krok to integracja wykorzystywanych systemów.

Integracja to połączenie niezależnych systemów informatycznych w taki sposób, aby jednocześnie korzystać z ich współdzielonej bazy danych oraz skonsolidowanej funkcjonalności.

Ma na celu eliminację „silosów”, czyli sytuacji, w której użytkownik nie ma dostępu do pełnego kontekstu danych, gdyż znajdują się w oddzielnych repozytoriach.

Integracja ERP z CRM pozwala na płynny przepływ wiedzy o procesach wewnętrznych oraz relacjach z klientami.

W praktyce chodzi o:

Wymianę danych: Zintegrowane systemy ERP i CRM mogą wymieniać dane w czasie rzeczywistym. Ułatwia to komunikację wewnętrzną i przyspiesza cały proces dla klienta.
Spójną bazę danych: Integracja ERP i CRM najcześciej oznacza, że oba systemy korzystają z tej samej bazy danych lub są w stanie pobierać informacje z różnych „silosów”, w skoordynowany sposób. Dzięki temu nie ma potrzeby ręcznego przenoszenia danych z jednego systemu do drugiego, co zmniejsza ryzyko błędów.
Automatyzację procesów: Integracja ERP i CRM pozwala także na automatyzację: przesyłania zamówień, aktualizowania stanów magazynowych, generowania raportów finansowych czy zarządzania płatnościami. Dzięki temu pracownicy nie muszą powtarzać tych samych czynności w różnych systemach.
Poprawę efektywności: Dzięki integracji systemów ERP i CRM różne działy firmy, takie jak sprzedaż, logistyka, księgowość i produkcja, mają dostęp do tych samych, spójnych informacji. To pozwala na szybsze podejmowanie decyzji i doskonalszą współpracę między działami.

Sposoby integracji systemów IT

Systemy IT, w tym ERP i CRM można zintegrować na kilka różnych sposobów.

Każda z metod ma swoje wady i zalety. Nie każdą jednak da się zawsze zastosować.

Aby wybrać właściwą strategię, należy wziąć pod uwagę:

dostępność gotowych rozwiązań
ograniczenia technologiczne
potrzeby i budżet inwestora.

Możliwe są następujące scenariusze:

1. Integracja za pomocą API (Application Programming Interface)

API to interfejs programistyczny, który umożliwia różnym systemom wymianę danych w czasie rzeczywistym.

Integracja ERP i CRM za pomocą API jest jedną z najczęściej stosowanych metod. Pozwala na łatwe połączenie wielu systemów; nawet jeśli chodzi o technologię od różnych dostawców, np. SpiceCRM i Comarch XL.

Zalety:

Elastyczność w łączeniu różnych systemów (także od różnych dostawców).
Możliwość dostosowania integracji do specyficznych potrzeb.
Aktualizacja danych w czasie rzeczywistym.

2. Middleware (Oprogramowanie pośredniczące)

Middleware to oprogramowanie pośredniczące, które działa jako "most" między systemem ERP a CRM. Pozwala na integrację różnych aplikacji, standaryzując procesy wymiany danych pomiędzy nimi.

Middleware może być właściwym rozwiązaniem, gdy firmy korzystają z rozbudowanych systemów, które wymagają przetwarzania dużej ilości danych.

Zalety:

Możliwe zarządzanie dużą ilością danych.
Obsługa bardzo skomplikowanych procesów.
Skalowalność – nadaje się do integracji wielu systemów.

Wady:

Wymaga dodatkowego oprogramowania (most).

3. Integracja typu Enterprise Service Bus (ESB)

Enterprise Service Bus - niczym autobus  - odbiera, przetwarza i przesyła dane między wieloma aplikacjami.

W dużej korporacji może umożliwić integrację nie tylko ERP i CRM, ale również innych systemów, takich jak HCM (zarządzanie zasobami ludzkimi), DSM (obieg dokumentów) czy Marketing Automation, co pozwala na pełną synchronizację danych.

Zalety:

Możliwość integracji wielu systemów jednocześnie.
Standaryzacja wymiany danych i komunikacji na wskroś całej organizacji.

Wady:

Kosztowne rozwiązanie, opłacalne raczej tylko dla bardzo dużych organizacji.

4. Integracja przy pomocy hurtowni danych (Data Warehousing)

W przypadku Data Warehousing integracja odbywa się poprzez hurtownię danych, która zbiera dane z różnych systemów (np. ERP i CRM), przetwarza je i udostępnia w formie spójnych raportów i analiz.

Jest to opcja często wykorzystywana przez firmy, które chcą uzyskać jednolity obraz swojej działalności, ale niekoniecznie potrzebują aktualizacji danych w czasie rzeczywistym.

Zalety:

Możliwość analizy danych z róźnych źródeł.
Dobre rozwiązanie do celów analityki biznesowej i przygotowywania raportów.

Wady:

Brak aktualizacji i wymiany danych w czasie rzeczywistym.

5. Ręczna wymiana danych

W niektórych przypadkach integracja ERP i CRM może odbywać się na podstawowym poziomie, poprzez ręczną wymianę danych. To rozwiązanie polega na importowaniu i eksportowaniu danych między systemami za pomocą plików CSV, XML lub innych formatów.

Stosując ten sposób należy zobowiązać pracowników do regularnego eksportu danych o sprzedaży z CRM do pliku CSV, a następnie zaimportowania ich do systemu ERP, i odwrotnie.

Zalety:

Niski koszt przeprowadzenia integracji.

Wady:

Duża podatność na błędy.
Brak automatyzacji i aktualizacji w czasie rzeczywistym.
Czasochłonność
Dodatkowy obowiązek obciążający zespół.

6. Gotowe integratory (pluginy, konektory)

Niektóre systemy ERP i CRM mają już wbudowane integratory lub łączą się z innymi aplikacjami za pomocą zewnętrznych pluginów (np. dostępnych w Internecie na platformach typu marketplace z dodatkami do systemów).

Takie rozwiązania są najczęściej dostępne tylko w przypadku bardzo popularnych platform, np. SAP, Salesforce, czy Comarch ERP.

Zalety:

Szybka implementacja.
Niskie koszty wdrożenia, zwłaszcza jeśli dostawca oferuje integrator wbudowany do systemu.

Wady:

Zależnośc od producenta systemu lub szewnętrznego dostawcy pluginu.

Integracja SpiceCRM z systemem ERP

Na tę chwilę nie ma gotowych konektorów łączących SpiceCRM z oprogramowaniem do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Można go jednak bez problemu zintegrować z aplikacjami ERP przy pomocy rozbudowanego Application Programming Interface (API).

Z sukcesem zrealizowano na przykład projekty integracji SpiceCRM z systemami: SAP, Comarch XL czy Navision.

Dzięki metodzie integracji z zastosowaniem API możliwa jest wymiana danych w czasie rzeczywistym oraz dostosowanie reguł integracji do indywidualnych potrzeb inwestora.

Przy okazji, ponieważ SpiceCRM jest systemem o otwartym kodzie źródłowym, istnieje możliwość dopasowania jego funkcjonalności do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa, także na potrzeby skutecznej integracji.

W tym celu najlepiej współpracować bezpośrednio z producentem lub firmą wdrożeniową wyspecjalizowaną w technologii SpiceCRM.

Podsumowanie

Na połączeniu ERP i CRM firmy zyskujesz nie tylko pełny wgląd w operacje biznesowe i interakcje z klientami, ale także zwiększasz wydajność i skuteczność swoich działań.

W przypadku SpiceCRM istnieje możliwość zintegrowania systemu z zewnętrznymi aplikacjami (w tym ERP) przy pomocy Application Programming Interface (API).

Przykłady oprogramowania, z którymi „integruje się” SpiceCRM to: SAP ERP, Comarch XL czy Navison.

We współpracy z doświadczoną firmą wdrożeniową możliwa jest integracja SpiceCRM z dowolnym innym narzędziem, które także pozwala na wykorzystanie rozwiązania API.

Choć wdrożenie może wiązać się z pewnymi wyzwaniami, takimi jak koszty czy złożoność techniczna, korzyści płynące z usprawnionych procesów, lepszej obsługi klienta oraz możliwości skalowania operacji z pewnością przewyższają koszty.

Jeżeli już teraz poszukujesz rozwiązania CRM, które może współdzielić bazę danych w wykorzystywanym w Twojej firmie ERP – służę pomocą.

SpiceCRM z dużym prawdopodobieństwem się bardzo dobrze do tego nadaje. Ale najlepiej porozmawiajmy o konkretnych potrzebach.