Koszt wdrożenia systemu CRM jest zagadnieniem, które wymaga szczegółowej analizy przed podjęciem decyzji o inwestycji. Różne czynniki wpływają na cenę CRM, a ich odpowiednie zdefiniowanie pozwala na optymalizację budżetu i skuteczne wdrożenie narzędzia.
W tym artykule omówione zostaną najważniejsze składowe kosztów na przykładzie systemu SpiceCRM, a także sposoby kontroli wydatków i planowania inwestycji.
Koszty licencji CRM
SpiceCRM występuje w dwóch wersjach: darmowej Core i płatnej More. Wersja Core, dostępna na licencji Open Source GPL, jest bezpłatna i zawiera podstawowe funkcje CRM, stanowiąc dobrą bazę do dalszej rozbudowy.
Wersja More to rozszerzona edycja wyposażona w dodatkowe moduły, takie jak rozbudowane raporty, zarządzanie produktami oraz integracje z popularnymi usługami (np. Google Workspace, Cisco). Cena licencji More wynosi 39 euro za użytkownika miesięcznie. Koszt licencji jest proporcjonalny do liczby użytkowników, więc jego wysokość można dostosować do wielkości i potrzeb firmy.
Poza modelem licencji stosowanym przez SpiceCRM, na rynku systemów CRM spotyka się różne rodzaje licencji, które wpływają na cenę CRM i sposób korzystania z systemu.
Najczęściej występują:
- Licencje Open Source – jak w przypadku SpiceCRM Core, pozwalają na bezpłatne korzystanie z podstawowych funkcji oraz na dowolne dostosowanie oprogramowania, ale mogą wymagać większego zaangażowania własnego zespołu IT lub partnerów wdrożeniowych
- Licencje SaaS (Software as a Service) – najpopularniejszy model subskrypcyjny, gdzie użytkownik płaci miesięczną lub roczną opłatę za dostęp do oprogramowania działającego w chmurze. Przykłady to HubSpot, Pipedrive czy Zoho CRM. Cena CRM w tym modelu często zależy od liczby użytkowników oraz wybranego pakietu funkcjonalnego i zwykle obejmuje wsparcie oraz aktualizacje w ramach abonamentu
- Licencje wieczyste (perpetual) – jednorazowa oplata za zakup systemu, który następnie instaluje się lokalnie (on-premise). Koszty utrzymania obejmują wtedy osobne opłaty za wsparcie techniczne i aktualizacje. Ten model jest coraz rzadziej spotykany, szczególnie w mniejszych firmach
- Model freemium – oferuje darmową wersję z ograniczonymi funkcjami (np. ograniczona liczba użytkowników lub kontaktów), z opcja przejścia na płatny plan z pełnym dostępem
Różnice między tymi typami licencji dotyczą przede wszystkim kosztów początkowych i stałych, poziomu samodzielności użytkownika oraz zakresu wsparcia technicznego. Licencje SaaS upraszczają dostęp i redukują nakłady na infrastrukturę, ale generują comiesięczne wydatki. Licencje Open Source dają elastyczność i brak opłat licencyjnych, lecz wymagają więcej inwestycji w konfigurację i utrzymanie.
Funkcje i moduły dodatkowe
Cena CRM rośnie wraz z wyborem funkcjonalności i modułów dostosowanych do specyfiki przedsiębiorstwa. SpiceCRM oferuje rozmaite aplikacje pozwalające zarządzać leadami, kontaktami, marketingiem, sprzedażą czy obsługą klienta. Wdrożenie bardziej zaawansowanych modułów, a także indywidualne konfiguracje, wpływa na wzrost kosztów usług wdrożeniowych oraz konserwacji systemu.
Dostosowanie systemu i integracje
Kluczowym etapem jest dopasowanie CRM do unikalnych procesów firmy oraz integracja ze stosowanymi już narzędziami, na przykład systemami ERP, finansowymi lub komunikacyjnymi.
Elastyczność SpiceCRM umożliwia modyfikację interfejsu, tworzenie niestandardowych raportów oraz automatyzację procesów, jednak zakres i stopień tych prac przekładają się na koszty wdrożenia, szczególnie jeśli niezbędne jest wsparcie specjalistów IT lub partnerów wdrożeniowych.
Szkolenia i wsparcie użytkowników
Wydatki warto uwzględnić także na szkolenia pracowników, którzy będą korzystać z systemu, oraz na opiekę techniczną. Niektóre firmy decydują się na współpracę z doświadczonym partnerem wdrożeniowym, co zwiększa koszty początkowe, ale poprawia efektywność użytkowania i minimalizuje ryzyko błędów.
Utrzymanie i aktualizacje
W przypadku wersji płatnej CRM takiej jak SpiceCRM More trzeba również liczyć się z regularnymi opłatami abonamentowymi za korzystanie z oprogramowania, wsparcie techniczne oraz aktualizacje.
Wersja Open Source natomiast generuje doraźne koszty związane z utrzymaniem infrastruktury serwerowej i ewentualnym wsparciem informatycznym.
Kontrola kosztów wdrożenia i eksploatacji CRM
Skuteczna kontrola ceny CRM opiera się na:
- dokładnej analizie potrzeb firmy przed zakupem i wdrożeniem, aby uniknąć przepłacania za niepotrzebne funkcje
- wybieraniu wersji i modułów adekwatnych do aktualnych wymagań, z możliwością rozbudowy w przyszłości
- planowaniu budżetu etapami: licencje, wdrożenie, szkolenia, utrzymanie
- korzystaniu z gotowych integracji i narzędzi zamiast kosztownych, niestandardowych rozwiązań
- powierzaniu wdrożenia wyspecjalizowanym partnerom, którzy dzięki doświadczeniu zoptymalizują cały proces
- monitorowaniu poniesionych wydatków w trakcie realizacji projektu i regularnym ocenom zwrotu z inwestycji.
Przy umiejętnym zarządzaniu można znacznie ograniczyć całkowity koszt CRM bez uszczerbku dla jakości i funkcjonalności systemu.
Przykładowy kosztorys, na podstawie SpiceCRM
| Element kosztu | Opis | Szacunkowa wartość |
| Licencje (wersja More) | 39 euro miesięcznie za użytkownika | Zależne od liczby użytkowników |
| Wdrożenie i konfiguracja | Analiza potrzeb, integracje, dostosowanie systemu | Kilka do kilkunastu tysięcy zł |
| Szkolenia i wsparcie | Szkolenia dla użytkowników, opieka techniczna | Kilka tysięcy zł |
| Utrzymanie i aktualizacje | Opłaty abonamentowe, wsparcie, hosting (dla SaaS) | Zależne od modelu i umowy |
Potrzebujesz więcej informacji o SpiceCRM?
Wypełnij formularz kontaktowy
lub napisz do nas na kontakt@spicecrm.pl
