Zarządzanie kapitałem ludzkim według SpiceCRM

System CRM to centralny system używany przez ludzi głównie w sprzedaży, ale także w marketingu czy obsłudze klienta. Oczywiście, każdy system może wspierać i pomagać. Sztuczna inteligencja może załatwić sprawę – ale spójrzmy prawdzie w oczy, ostatecznie sprzedaż i obsługa to nadal biznes oparty na ludziach.

Mając to na uwadze, w ramach ogólnych możliwości SpiceCRM, producent dodał funkcje, które umożliwiają zarządzanie kapitałem ludzkim do swojego narzędzia.

Jak one wyglądają i do czego służą w systemie? Tego dowiesz się w tym tekście.

Zarządzanie organizacją

Pozwala na strukturyzację firm i przedstawia organizacje w odpowiednim schemacie organizacyjnym. Pozwala na dodawanie opisów do jednostek organizacyjnych i przypisywanie do nich ludzi.

Z jednej strony jest to świetne rozwiązanie do planowania procesów, ale z drugiej strony staje się niezbędne dla płynnej integracji z systemem zarządzania prawami dostępu do SpiceCRM.

Na przykład łatwo można zdefiniować, które zatwierdzenie musi zostać wykonane przez menadżera zespołu finansowego, a SpiceCRM, automatycznie podpowie osobę, do której należy skierować konkretne zadanie.

W przypadku praw dostępu, po prostu przypisze nową osobę do jednostki organizacyjnej i automatycznie przyzna wszystkie odpowiednie prawa dostępu wymagane przez system.

Zarządzanie umiejętnościami i szkoleniami

Na poziomie pracownika system umożliwia łatwe zarządzanie umiejętnościami nabytymi przez daną osobę i wybranie tych umiejętności z centralnego katalogu. Można również dodawać certyfikaty, a także ich daty ważności. Celem jest właściwe zorganizowanie wymaganych szkoleń.

W ten sposób zyskujesz łatwy wgląd i dostęp do umiejętności pracowników oraz tego, kto może być odpowiednią osobą do danego projektu.

Równie ważna jest opcja planu szkoleń. Podczas corocznego przeglądu można uzgodnić konkretną ścieżkę szkoleniową, a następnie rozpocząć jej planowanie. Zainteresowani pracownicy składają wniosek o konkretne szkolenia, workflow pozwala na zatwierdzanie prośby, a następnie po ukończeniu szkolenia, certyfikaty są automatycznie dodawane. Ukończony kurs zostaje udokumentowany w rejestrze pracowników.

W niektórych branżach, np. w służbie zdrowia, gdzie szkoleń jest wiele, ta funkcja umożliwia sprawne dokumentowanie podnoszenia kwalifikacji i postępów.

Rekrutacja

Oprócz zarządzania firmą i umiejętnościami, w CRM można również tworzyć oferty pracy, dzięki czemu cały proces rekrutacji jest obsługiwany bezpośrednio w SpiceCRM. Ułatwia to archiwizowanie danych osobowych wszystkich kandydatów i informacji ze wstępnej selekcji, rozmów kwalifikacyjnych i ostatecznej decyzji.

Kwestionariusze mogą być wykorzystane do wspierania ustrukturyzowanego procesu oceny kandydata dla zespołu, który przeprowadza rozmowy.

Zautomatyzowany proces pomaga wspierać działania rekrutacyjne oraz obejmuje automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail i powiadomień wewnętrznych.

Wnioski urlopowe

Pracownicy mogą wnioskować o urlop z poziomu systemu. Dzięki centralizacji informacja nie zostanie przeoczona i każdy będzie wiedział, kto jest aktualnie dostępny, a kto nie. Wnioski urlopowe są podzielone na różne rodzaje np. urlop, home office, zwolnienie chorobowe, jest to zależne od tego, jakie są dostępne w Twojej firmie.

Wszystko jest powiązane z automatyzacjami w CRM, a zatem przechodzą również przez wcześniej skomponowany proces zatwierdzania.

Informacja o urlopach jest również dostępna w innych miejscach systemu, np. w module Zarządzanie Dostępem. Dzięki temu osoba odpowiedzialna na czas nieobecności może przydzielić uprawnienia zastępcy. Odpowiedni pracownik otrzyma wszystkie powiadomienia oraz uprawnienia systemowe, dzięki czemu wykona przydzielone na ten czas zadania.

Wnioski o podróż i rejestracja wydatków

Pracownicy działu sprzedaży i obsługi są również wspierani podczas spotkań z klientami. Planowanie podróży i rozliczanie kosztów może przysporzyć różnych problemów. Stworzono funkcję, która pozwala na przeprowadzenie całej procedury w jednym miejscu. Od utworzenia wniosku o podróż przez zatwierdzenie przez menadżera, do zebrania faktur i wydatków. Na koniec zostanie wygenerowany raport wydatków na podróż oraz zatwierdzenie ich.

Zapisywanie czasu pracy

Stworzono funkcję, która umożliwia zapisywanie czasu pracy i godzin spędzonych na różnych zadaniach. Ułatwia to dokumentowanie czasu i zarządzanie pracą. Dzięki temu wiesz, któa część projektu była najbardziej czasochłonna i potrzebowała największych nakładów różnych zasobów.

W niektórych przypadkach zarejestrowane godziny mogą być również wykorzystywane do rozliczania się z klientami za projekty tworzone według rozliczenia Time&Material.

Podsumowanie

Producent SpiceCRM cały czas rozwija narzędzie, aby dostarczyć kompletny system, który ułatwi pracę każdemu działowi w firmie. Dodanie funkcji, która umożliwia zarządzanie kapitałem ludzkim do systemu CRM, wspomaga również inne działy takie jak: marketing, sprzedaż czy obsługa klienta.

Warto zapoznać się z nowymi możliwościami systemu SpiceCRM. Przy pomocy jednego narzędzia można zapewnić automatyzację działań dla kilku zespołów w firmie.