Zarządzanie kapitałem ludzkim według SpiceCRM

System CRM to centralny system używany przez ludzi głównie w sprzedaży, ale także w marketingu czy obsłudze klienta. Oczywiście, każdy system może wspierać i pomagać. Sztuczna inteligencja może załatwić sprawę – ale spójrzmy prawdzie w oczy, ostatecznie sprzedaż i obsługa to nadal biznes oparty na ludziach.

Mając to na uwadze, w ramach ogólnych możliwości SpiceCRM, producent dodał funkcje, które umożliwiają zarządzanie kapitałem ludzkim do swojego narzędzia. Jak one wyglądają i do czego służą w systemie? Tego dowiesz się w tym tekście.

Zarządzanie organizacją

Pozwala na strukturyzację firm i przedstawia organizacje w odpowiednim schemacie organizacyjnym. Pozwala na dodawanie opisów do jednostek organizacyjnych i przypisywanie do nich ludzi.

Z jednej strony jest to świetne rozwiązanie do planowania procesów, ale z drugiej strony staje się niezbędne dla płynnej integracji z systemem zarządzania prawami dostępu do SpiceCRM.

Na przykład łatwo można zdefiniować, które zatwierdzenie musi zostać wykonane przez menadżera zespołu finansowego, a SpiceCRM, automatycznie znajdzie odpowiednią osobę, do której należy skierować konkretne zadanie.

W przypadku praw dostępu, po prostu przypisze nową osobę do jednostki organizacyjnej i automatycznie przyzna wszystkie odpowiednie prawa dostępu wymagane przez system.

Zarządzanie umiejętnościami i szkoleniami

Na poziomie pracownika system umożliwia łatwe zarządzanie umiejętnościami nabytymi przez daną osobę i wybieranie tych umiejętności z centralnego katalogu. Można również dodawać certyfikaty, a także daty ważności danych certyfikatów. Osiągnięciem jest tutaj właściwe i zorganizowane planowanie wymaganych szkoleń i zapewnienie posiadania niezbędnych umiejętności.

W ten sposób łatwy wgląd i dostęp do posiadanych umiejętności i tego, kto może być odpowiednim zasobem do wykonania określonej pracy.

Równie ważna jest opcja planu szkoleń. Na przykład, podczas jednego z corocznych przeglądów można uzgodnić konkretną ścieżkę szkoleniową, a następnie rozpocząć jej planowanie. Dodatkowo pracownicy mogą wnioskować o konkretne i dodatkowe szkolenia. Zintegrowany przepływ pracy pozwala na zatwierdzanie zadań, a następnie po ukończeniu szkolenia, jeśli są one również powiązane z zestawem umiejętności, które zostały osiągnięte dzięki konkretnemu szkoleniu, są one automatycznie dodawane. Ukończony kurs szkoleniowy jest zatem również udokumentowany w rejestrze pracowników.

W niektórych branżach, np. w służbie zdrowia, gdzie dowód ukończenia szkolenia jest niezbędny i prawie wymagany, jest to również doskonałe narzędzie do dokumentowania podnoszenia kwalifikacji i postępów na poziomie organizacji.

Rekrutacja

Oprócz zarządzania firmą i umiejętnościami, w CRM można również tworzyć oferty pracy, dzięki czemu cały proces rekrutacji jest obsługiwany bezpośrednio w SpiceCRM. Pozwala to na archiwizowanie danych osobowych wszystkich kandydatów i informacji ze wstępnej selekcji, rozmów kwalifikacyjnych i ostatecznej decyzji.

Kwestionariusze mogą być wykorzystane do wspierania ustrukturyzowanego procesu oceny kandydata dla zespołu, który przeprowadza rozmowy.

Zautomatyzowany proces może wspierać działania rekrutacyjne oraz obejmować automatyczne wiadomości e-mail i powiadomienia zarówno wewnętrzne, jak i bezpośrednio do kandydata, np. w przypadku odrzucenia kandydata.

Wnioski urlopowe

Dodatkową funkcją jest to, że pracownicy mogą rejestrować i wnioskować o urlop. Zapewnia to centralne źródło informacji w firmach na temat tego, kto jest aktualnie dostępny, a kto nie. Wnioski urlopowe mogą być oczywiście różnego rodzaju, np. urlop, home office, zwolnienie chorobowe lub inne.

Wszystkie powyższe są powiązane z przepływami pracy w CRM, a zatem przechodzą również przez predefiniowany proces zatwierdzania.

Dostęp do informacji o urlopach są również dostępne w innych miejscach systemu takich jak Zarządzanie Dostępem, dzięki czemu pracownik odpowiedzialny za to może przydzielić zastępstwo. Podczas urlopu odpowiednia osoba otrzyma wszystkie powiadomienia oraz uprawnienia systemowe, dzięki czemu będzie mogła wykonywać pracę zastępowanego pracownika, który jest obecnie niedostępny.

Wnioski o podróż i rejestracja wydatków

Pracownicy działu sprzedaży i obsługi są również wspierani podczas spotkań z klientami. Planowanie podróży i rozliczanie kosztów jest również niezbędne. SpiceCRM jest zorganizowany w taki sposób, że procedura, która zaczyna się od utworzenia wniosku o podróż do zatwierdzenia przez menadżera, a także do momentu zebrania faktur i wydatków. Na koniec zostanie również wygenerowany raport wydatków na podróż. Ostatnim krokiem jest zatwierdzenie wydatków do zwrotu.

Zapisywanie czasu pracy

SpiceCRM pozwala także na planowanie zadań i gromadzenie godzin spędzonych na różnych zadaniach, aby zapisywać czas pracy i udokumentować produktywność pracowników.

W stosowanych przypadkach zarejestrowane godziny mogą być również wykorzystywane do rozliczania się z klientami za projekty tworzone według rozliczenia Time&Material.

Podsumowanie

Producent SpiceCRM rozwija swoje narzędzie, aby zapewnić odpowiedni system dla każdego działu w firmie. Dodanie funkcji zarządzanie kapitałem ludzkim do systemu CRM, który wspomaga już inne działy takie jak: marketing, sprzedaż czy obsługa klienta.

Warto się zapoznać z taką możliwością, którą przestawia producent SpiceCRM. Przy pomocy jednego systemu można zapewnić automatyzację działań dla kilku zespołów w firmie.