Wybierz odpowiedni system CRM dla organizacji pozarządowej

Nie tylko duże przedsiębiorstwa mogą mieć potrzebę posiadania narzędzia CRM, które będzie pomagać w porządkowaniu relacji i informacji. Organizacje pozarządowe to także przedsiębiorstwa, które powinny mieć możliwość korzystania z systemu CRM.

Taką organizacją pozarządową, która posiada narzędzie CRM, jest Bawarski Czerwony Krzyż. Poznaj case study wdrożenia systemu SpiceCRM w tej organizacji.

CRM dla organizacji pozarządowej

SpiceCRM został wdrożony do Bawarskiego Czerwonego Krzyża, dzięki współpracy firmy TwentyReasons. BCK jest jednym z 19 oddziałów krajowych Niemieckiego Czerwonego Krzyża. Bawarski zespół jest uznany za czołowe stowarzyszenie opieki społecznej w tym regionie. Reprezentuje interesy tych, którzy potrzebują pomocy i wsparcia w celu zwalczania społecznej dyskryminacji, nędzy i sytuacji nieludzkich oraz dążenie do poprawy warunków życia jednostki, rodziny i społeczeństwa.

Przedstawiciele oddziału Bawarskiego Czerwonego Krzyża zgłosili się do TwentyReasons z wymaganiami, które powinien spełniać system CRM. Wybór padł na SpiceCRM głównie dzięki temu, że jest to narzędzie Open Source, które można dostosować do specyficznych procesów, które występują w tej branży.

Jakie wyzwania spełnił SpiceCRM?

Od początku rozpoczęcia prac wdrożeniowych przedstawiciele Bawarskiego Czerwonego Krzyża przedstawiali wymagania, jakie powinien spełniać system.

Najważniejszym aspektem dla przedstawicieli BCK było ułatwienie zarządzania dokumentami i zgłoszeniami, które są podstawą organizacji.

Stworzenie systemu zgłoszeń

System zgłoszeń SpiceCRM został wprowadzony w celu usprawnienie pracy pracowników Bawarskiego Czerwonego Krzyża. Głównym celem jest implementacja szeregu automatyzacji, mającą na celu ułatwienie obsługi klientów i podopiecznych.

Jednym z wprowadzonych ułatwień jest konwersja wiadomości e-mail na zgłoszenia usługowe w systemie CRM. Taka automatyzacja znacznie zwiększa efektywność obsługi, oszczędzając czas, który wcześniej byłby poświęcony na ręczne przetwarzanie maili. Teraz informacje są automatycznie przekazywane do systemu CRM, co pozwala pracownikom zaoszczędzić cenny czas, który mogą przeznaczyć na bardziej istotne zadana.

Nie tylko konwersja e-maili to udogodnienie, które SpiceCRM wprowadził do instytucji. System również usprawnia obsługę wewnętrznych procesów, które wcześniej pochłaniały dużo czasu. Dzięki temu bieżące operacje są bardziej efektywne, a pracownicy mogą skoncentrować się na różnych aspektach swojej pracy.

Zarządzanie dokumentami

Wprowadzenie automatyzacji konwersji wiadomości to tylko jedno w udogodnień zaimplementowanych za pomocą systemu CRM. Jak już wspomniałam, Bawarski oddział Czerwonego Krzyża postawił na automatyczne wypełnianie danych w plikach PDF przy użyciu systemu szablonów, co usprawnia procesy i przyczynia się do zaoszczędzenia czasu. Teraz nie trzeba przekształcać dokumentu jedynie w celu jego wypełnienia, gdyż to możliwe jest bezpieczeństwo z poziomu CRM, wykorzystując specjalnie przygotowane szablony.

Wraz z implementacją systemu CRM, organizacja zyskała dodatkowe funkcje dotyczące przepływu dokumentów. To oznacza, że pracownicy nie są już zobowiązani do osobistego dostarczania dokumentów, gdyż mogą je łatwo przesłać za pomocą nowego narzędzia. To ułatwienie przyczynia się do skuteczniejszego przechowywania i archiwizacji najważniejszych dokumentów.

Analiza i raportowanie

W Bawarskim Czerwonym Krzyżu narzędzie CRM pełni również rolę w generowaniu raportów dotyczących wyników. Kluczowe obszary obejmują analizę przychodów, produktywności zespołów oraz stanu zapasów. To istotne udogodnienie dla kierownictwa, które teraz może łatwo tworzyć takie raporty. Bez nadmiernego wysiłku można ocenić wykonaną pracę oraz dokładnie przeanalizować poziom przychodów.

TwentyReasons i Bawarski Czerwony Krzyż połączyli siły

Bawarski Czerwony krzyż wybrał SpiceCRM z kilku powodów, o których warto wspomnieć:

Całe case study wdrożenia SpiceCRM znajdziesz tutaj.

Podsumowanie

System CRM dla organizacji pozarządowej też musi odpowiadać na potrzeby i procesy. Dzięki technologii Open Source BCK mogło pozwolić sobie na takie możliwości. SpiceCRM to odpowiednie narzędzie dla różnych branży – produkcyjnej, doradczej, czy sportowej.